Conform de archiefverordening verzorgt het college een verslag over de uitvoering van de zorgplicht inzake archivering. De raad heeft in mei 2016 een memo hierover ontvangen alsook de rapportage van de archiefinspecteur en een globaal plan van aanpak. Het verslag van de archiefinspecteur brengt de kwaliteit van de informatiehuishouding in beeld en geeft aan in hoeverre de gemeente aan de wet- en regelgeving voldoet. DMP Heusden heeft kennis genomen van de resultaten en daarover haar zorgen geuit en vragen gesteld aan het college.
DMP Heusden heeft vast kunnen stellen dat:
- de gemeente Heusden (nog) niet voldoet aan de eisen die aan de archiefketen worden gesteld;
- er sprake is van een behoorlijk opgelopen achterstand in het archiveren en vernietigen van stukken;
- er daarnaast sprake is van een samenloop van omstandigheden waardoor de inhaalslag ernstig zal worden bemoeilijkt (zoals o.a. de noodzakelijke vervanging van het zaaksysteem in 2017, verbetering van archiefbeheer in Vlijmen, ontbreken van een kwaliteitssysteem en het ontbreken van een archiefmodule binnen het huidige zaaksysteem).
Dit alles heeft ook nog behoorlijke financiële impact, bijna €300.000 is nodig om aan alle verplichtingen te voldoen en achterstanden weg te werken. Deze situatie baart DMP Heusden ernstige zorgen. Met name omdat een slechte kwaliteit van het documenten- en archiefbeheer een grote impact zal hebben op de dienstverlening van onze gemeente naar inwoners en ondernemers. Hieronder de brief van DMP Heusden met vragen die zijn gesteld aan het college.